Система автоматизации архивного делопроизводства. Система предназначена для автоматизации деятельности архивного подразделения предприятия в части: формирования архивных дел, номенклатуры дел, учета, связи с бумажным архивом, инвентаризации, контроля сроков хранения, и т.д.
Система «Архив организации» автоматизирует следующих функций:
- комплектование, учет и хранение документов, образующихся в ходе деятельности организации, в соответствии с установленными для них сроками хранения;
- автоматический перевод оперативных документов в архив по заранее определенным правилам;
- использование документов архива с соблюдением установленного режима доступа к ним на основе существующих регламентов;
- автоматизация процессов согласования предоставления доступа к документам архива по обращению пользователя;
- автоматизация процессов выписки документов из архива;
- поиск на основании данных карточек документов и полнотекстовый поиск с учетом прав доступа;
- ведение журнала аудита обращений пользователей к архивным документам.
Система предоставляет пользователям следующие возможности:
для руководителей и сотрудников организации:
- возможность быстрого поиска документов и дел, находящихся в архиве организации, ознакомление с ними в электронном виде без необходимости получения бумажных подлинников;
- если необходимо получение бумажных подлинников – возможность быстрого получения документов, благодаря наличию точной информации об их наличии и местонахождении, а также возможности согласования заявки на выдачу дел в рамках системы;
для работников архива организации:
- подготовка перечня номенклатурных дел организации как централизованно, так и с возможностью частичной или полной передачи этой функции ответственным в структурных подразделениях, возможность полного или частичного копирования существующих номенклатур дел во вновь создаваемую;
- формирование документа «Номенклатура дел организации» на основании подготовленного списка номенклатурных дел;
- возможность формирования описей дел и актов в автоматическом режиме, с использованием имеющейся в системе информации;
- возможность отслеживания местонахождения документов (помещение, стеллаж, полка) в архиве организации и составления соответствующих отчетов;
- возможность ввода и оперативного получения информации о выданных на руки номенклатурных делах;
для ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях:
- подготовка перечня номенклатурных дел подразделения, возможность редактирования номенклатуры дел подразделения в течение года;
- формирование документа «Номенклатура дел структурного подразделения организации» на основании данных, введенных в систему;
- возможность формирования дел (помещения документов в дела, перемещения документов между номенклатурными делами);
возможность формирования акта приема-передачи дел в архив организации и акта о выделении дел к уничтожению на основании данных, имеющихся в системе.
Системы не заменяют бумажного документооборота, их цель – сократить движение бумажных документов до необходимого минимума и стать при этом единой контролируемой средой прохождения документов, уменьшить сроки прохождения документов, оптимизировать порядок и сроки получения различных отчетов.
Перед установкой и запуском у заказчика решение обязательно настраивается и дорабатывается в соответствии с конкретными требованиями. При этом заложенные в платформу и данное решение общие механизмы позволят сделать это с минимальными трудозатратами
